Trong bối cảnh công nghệ phát triển mạnh mẽ, số hóa và chuyển đổi số đã trở thành xu hướng tất yếu, đặc biệt đối với các doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu suất và tăng cường khả năng cạnh tranh. Vậy số hóa và chuyển đổi số là gì? Có sự khác biệt không? Techlex sẽ giúp bạn làm sáng tỏ những câu hỏi đó trong bài viết dưới đây nhé!
Số hóa là gì?
Số hóa đóng vai trò là một bước đệm quan trọng trong doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu số hóa về các khía cạnh định nghĩa, đặc điểm và qua các ví dụ:
Định nghĩa số hóa
Số hóa (Digitization) là quá trình chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý như tài liệu giấy, hình ảnh in, hồ sơ viết tay sang định dạng kỹ thuật số như tệp dữ liệu, hình ảnh điện tử, văn bản số. Về bản chất, số hóa chỉ đơn thuần là sự thay đổi về hình thức lưu trữ, giúp thông tin dễ dàng được truy xuất, chia sẻ, bảo quản hơn so với các phương pháp truyền thống. Vì thế trong số hóa và chuyển đổi số thì số hóa được xem là bước đi đầu tiên trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, tạo nền tảng để triển khai các ứng dụng công nghệ cao hơn.
Xem thêm: Chuyển đổi số trong cơ quan nhà nước: Cơ hội & Thách thức
Đặc điểm của số hóa
Đặc điểm quan trọng của số hóa là không làm thay đổi bản chất của công việc hay mô hình kinh doanh. Doanh nghiệp vẫn vận hành theo cách cũ, chỉ khác ở việc thay thế phương thức lưu trữ thông tin. Khi một công ty số hóa dữ liệu, nhân viên không còn cần phải tìm kiếm giấy tờ trong các tủ hồ sơ mà có thể truy cập dữ liệu ngay trên máy tính. Nhưng cách thức xử lý dữ liệu vẫn giữ nguyên, không có sự thay đổi đáng kể về quy trình vận hành. Điều này khác hoàn toàn so với chuyển đổi số, một quá trình đòi hỏi sự thay đổi sâu rộng hơn.
Ví dụ thực tế về số hóa
Trong thực tế, số hóa đã và đang được áp dụng rộng rãi ở nhiều lĩnh vực. Một trong những ví dụ điển hình là:
- Ngành ngân hàng: Chuyển đổi hồ sơ khách hàng, hợp đồng tín dụng, chứng từ giao dịch từ dạng giấy sang tệp điện tử. Điều này giúp việc tra cứu và xử lý hồ sơ diễn ra nhanh chóng hơn, đồng thời giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu.
- Ngành y tế: Nhiều bệnh viện đã triển khai bệnh án điện tử thay thế bệnh án giấy truyền thống. Bác sĩ dễ dàng truy cập lịch sử khám chữa bệnh của bệnh nhân mà còn hỗ trợ công tác quản lý y tế hiệu quả hơn.
- Trong môi trường doanh nghiệp: Các công ty đã ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu (DMS) để thay thế việc lưu trữ hồ sơ theo cách truyền thống, tiết kiệm thời gian, nâng cao độ chính xác trong quản lý thông tin.
Chuyển đổi số là gì?
Trước khi đi tìm hiểu sự khác nhau của số hóa và chuyển đổi số, thì dưới đây là một số thông tin về chuyển đổi số mà bạn nên biết:
Định nghĩa chuyển đổi số
Chuyển đổi số (Digital Transformation) là quá trình sử dụng công nghệ kỹ thuật số để thay đổi cách doanh nghiệp vận hành, nâng cao hiệu suất làm việc và tạo ra giá trị mới. Không giống như số hóa – chỉ đơn thuần là chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý sang kỹ thuật số, chuyển đổi số đòi hỏi sự thay đổi toàn diện, từ mô hình kinh doanh, quy trình vận hành đến văn hóa doanh nghiệp.
Lợi ích của chuyển đổi số
Chuyển đổi số mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:
- Tối ưu hóa quy trình vận hành đến nâng cao trải nghiệm khách hàng, giảm đáng kể thời gian xử lý công việc nhờ vào các hệ thống tự động hóa. Từ đó tăng năng suất lao động và giảm thiểu sai sót do con người gây ra.
- Việc sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu tiên tiến giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về khách hàng, đưa ra các chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn.
- Cải thiện sự tương tác giữa doanh nghiệp với khách hàng. Các nền tảng trực tuyến, chatbot và ứng dụng di động giúp doanh nghiệp phục vụ khách hàng nhanh chóng hơn, cá nhân hóa trải nghiệm và nâng cao mức độ hài lòng.
Xem thêm: Vai trò của AI trong chuyển đổi số và xu hướng tự động hóa
Ứng dụng chuyển đổi số trong doanh nghiệp
Chuyển đổi số có thể áp dụng vào nhiều lĩnh vực khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu và mô hình kinh doanh của từng doanh nghiệp:
- Công ty sản xuất sử dụng IoT (Internet of Things) để giám sát dây chuyền sản xuất theo thời gian thực, giúp phát hiện và khắc phục sự cố nhanh chóng.
- Công ty tài chính ứng dụng công nghệ blockchain để đảm bảo tính minh bạch và bảo mật trong các giao dịch.
- Các doanh nghiệp bán lẻ sử dụng dữ liệu lớn để cá nhân hóa đề xuất sản phẩm và áp dụng trí tuệ nhân tạo để tối ưu hóa quản lý kho hàng.
Sự khác biệt giữa số hóa và chuyển đổi số
Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa số hóa và chuyển đổi số dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp xác định đúng lộ trình, tránh những sai lầm phổ biến và tận dụng tối đa lợi ích của công nghệ:
| Số hóa | Chuyển đổi số | |
| Bản chất | Tập trung vào việc chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý sang kỹ thuật số. | Tập trung thay đổi đổi toàn diện, từ cả mô hình kinh doanh, cách thức vận hành đến chiến lược phát triển của doanh nghiệp. |
| Quy trình thực hiện | Đơn giản và nhanh chóng hơn, chỉ đòi hỏi doanh nghiệp áp dụng các công nghệ lưu trữ và quản lý dữ liệu số. | Quá trình dài hạn, cần có chiến lược cụ thể, sự thay đổi về tư duy và cách thức vận hành. |
| Công nghệ áp dụng | Chủ yếu sử dụng các công nghệ cơ bản như máy quét tài liệu, phần mềm lưu trữ dữ liệu hoặc hệ thống quản lý hồ sơ điện số. | Tận dụng những công nghệ tiên tiến hơn như trí tuệ nhân tạo (AI), dữ liệu lớn (Big Data), điện toán đám mây (Cloud Computing) và Internet vạn vật (IoT). |
Vai trò của số hóa và chuyển đổi số trong doanh nghiệp
Số hóa lẫn chuyển đổi số đều có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, đều tăng hiệu quả kinh doanh và mang lại những cơ hội mới, nhưng vẫn có thách thức lớn khi triển khai.
Ảnh hưởng đến quy trình kinh doanh
Số hóa và chuyển đổi số đều giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, nhưng ở mức độ khác nhau. Trong khi số hóa giúp giảm thiểu thời gian xử lý thông tin, hạn chế sai sót do con người gây ra, thì chuyển đổi số mang đến những cải tiến mang tính đột phá, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường khả năng cạnh tranh.
Xem thêm: Cập nhật 10 xu hướng chuyển đổi số nổi bật năm 2025
Cơ hội và thách thức khi triển khai
Dù mang lại nhiều lợi ích, nhưng quá trình triển khai số hóa và chuyển đổi số cũng gặp không ít thách thức. Một trong những rào cản lớn nhất là tư duy ngại thay đổi của nhân viên và lãnh đạo. Nhiều doanh nghiệp vẫn quen với cách làm việc truyền thống , lo ngại chi phí đầu tư công nghệ quá cao. Ngoài ra, vấn đề an ninh mạng và bảo mật dữ liệu cũng là một thách thức lớn khi doanh nghiệp chuyển sang môi trường số hóa.
Bài viết trên đây đã chỉ ra sự khác biệt giữa số hóa và chuyển đổi số. Hy vọng với chia sẻ trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về số hóa, chuyển đổi số để áp dụng một cách hiệu quả. Nếu có bất kỳ hoặc câu hỏi nào, hãy liên hệ Techlex để được giải đáp sớm nhất nhé!
Võ Kim Thoa hơn 7 năm làm việc trong lĩnh vực công nghệ, chuyển đổi số. Tôi từng đảm nhiệm vị trí Trưởng nhóm nội dung tại VNG, phụ trách chiến lược nội dung số tại Viettel. Tại Techlex tôi chịu trách nhiệm định hướng chiến lược nội dung, đảm bảo tính chính xác và chất lượng cho website.