Quy trình chuyển đổi số: 8 bước quan trọng nhất

Thực hiện đúng quy trình chuyển đổi số là bước đi tất yếu giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, tối ưu chi phí và bắt kịp xu hướng công nghệ. Từ ứng dụng phần mềm, tự động hóa quy trình đến khai thác dữ liệu, mỗi giai đoạn đều đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững trong kỷ nguyên số. Cùng Techlex tìm hiểu các bước trong quy trình này bạn nhé!

Bước 1: Nhận định vai trò của chuyển đổi số

Trước khi triển khai bất kỳ dự án chuyển đổi số nào, doanh nghiệp cần làm rõ lý do thực hiện và những giá trị mong muốn đạt được. Việc xác định mục tiêu cụ thể không chỉ giúp doanh nghiệp hiểu rõ ý nghĩa của quá trình này mà còn đảm bảo sự đầu tư hiệu quả. Một số lợi ích mà quy trình chuyển đổi số có thể mang lại:

• Nâng cao hiệu suất hoạt động, tối ưu hóa quy trình làm việc.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng, tăng mức độ hài lòng và trung thành.
• Tăng khả năng cạnh tranh, giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh với thị trường.
• Tối ưu chi phí, giảm lãng phí và nâng cao hiệu quả tài chính.
• Mở rộng cơ hội phát triển, khai thác tiềm năng mới trong kinh doanh.

Để đảm bảo quy trình chuyển đổi số diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần tự đặt ra các câu hỏi như:

• Doanh nghiệp đang gặp khó khăn gì trong vận hành và phát triển?
• Chuyển đổi số có thể giúp giải quyết những thách thức đó như thế nào?
• Mục tiêu cốt lõi của doanh nghiệp khi thực hiện chuyển đổi số là gì?
• Lợi ích mà doanh nghiệp mong muốn đạt được sau khi áp dụng công nghệ là gì?

Bước 2: Đánh giá hiện trạng doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần có cái nhìn toàn diện về thực trạng nội bộ cũng như các yếu tố bên ngoài tác động đến quá trình này. Giai đoạn đánh giá hiện trạng giúp doanh nghiệp xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức, từ đó xây dựng chiến lược quy trình chuyển đổi số phù hợp.

Yếu tố khách quan

Yếu tố khách quan là những yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến quy trình chuyển đổi số, bao gồm:

• Thực trạng doanh nghiệp: Đánh giá tình hình kinh doanh, cơ cấu tổ chức, quy trình vận hành, nguồn lực tài chính, nhân sự và công nghệ hiện có.
• Xu hướng thị trường: Tìm hiểu nhu cầu khách hàng, chiến lược của đối thủ cạnh tranh và xu hướng công nghệ để định hướng kế hoạch chuyển đổi.
• Ứng dụng công nghệ: Xác định các công nghệ phù hợp với quy mô, nhu cầu và năng lực của doanh nghiệp.
• Chính sách hỗ trợ: Chính phủ và các tổ chức có thể cung cấp nguồn lực, ưu đãi hoặc định hướng giúp doanh nghiệp chuyển đổi số hiệu quả hơn.

Yếu tố chủ quan

Ngoài các yếu tố khách quan, nội bộ doanh nghiệp cũng đóng vai trò quan trọng trước khi thực hiện quy trình chuyển đổi số. Những yếu tố cần xem xét gồm:

• Cam kết của lãnh đạo: Ban lãnh đạo cần có tầm nhìn dài hạn và sẵn sàng đầu tư nguồn lực để thúc đẩy quá trình chuyển đổi.
• Thái độ của nhân viên: Nhân sự cần hiểu rõ vai trò của mình và có tinh thần sẵn sàng thay đổi để thích nghi với mô hình mới.
• Văn hóa doanh nghiệp: Văn hóa doanh nghiệp cần cởi mở, linh hoạt và khuyến khích đổi mới để quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi.
• Năng lực quản trị: Quản trị hiệu quả giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định trong khi triển khai các sáng kiến số hóa.

Lưu ý quan trọng khi đánh giá hiện trạng: 

• Cần thực hiện đánh giá một cách khách quan, toàn diện, không chỉ tập trung vào một khía cạnh mà bỏ qua những yếu tố quan trọng khác.
• Việc đánh giá không phải chỉ thực hiện một lần mà cần được rà soát định kỳ để kịp thời điều chỉnh chiến lược khi cần thiết.
• Kết quả đánh giá sẽ giúp doanh nghiệp xác định những vấn đề cốt lõi cần cải thiện để quá trình chuyển đổi số đạt hiệu quả cao nhất.

>>> Xem thêm: Chuyển đổi số trong doanh nghiệp: Lợi ích & Thách thức

Bước 3: Xác định tầm nhìn và mục tiêu

Một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của quy trình chuyển đổi số là xác định rõ ràng tầm nhìn và mục tiêu. Điều này giúp doanh nghiệp có định hướng rõ ràng, từ đó xây dựng chiến lược và kế hoạch hành động phù hợp.

Thiết lập tầm nhìn chuyển đổi số

Tầm nhìn chuyển đổi số là bức tranh dài hạn về tương lai của doanh nghiệp khi áp dụng công nghệ số vào hoạt động kinh doanh. Tầm nhìn này cần phản ánh:

• Định hướng chiến lược của doanh nghiệp trong môi trường số hóa.
• Giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp muốn duy trì và phát triển.
• Kỳ vọng về sự thay đổi trong mô hình hoạt động và tương tác với khách hàng.

Xác định mục tiêu cụ thể

Dựa trên tầm nhìn, doanh nghiệp cần đặt ra những mục tiêu có thể đo lường và đạt được. Các mục tiêu này cần có sự gắn kết chặt chẽ với chiến lược phát triển và nguồn lực hiện có. Một số nguyên tắc quan trọng khi thiết lập mục tiêu bao gồm:

• Rõ ràng và cụ thể: Xác định rõ doanh nghiệp muốn đạt được điều gì sau khi chuyển đổi số.
• Đo lường được: Mục tiêu phải có các chỉ số đánh giá tiến độ thực hiện.
• Khả thi: Đảm bảo tính thực tế, phù hợp với nguồn lực doanh nghiệp.
• Liên quan đến tầm nhìn: Tránh đặt ra các mục tiêu rời rạc, không hỗ trợ cho định hướng tổng thể.
• Có thời gian hoàn thành: Mục tiêu cần đi kèm với mốc thời gian cụ thể để đảm bảo tiến độ.

Gợi ý phương pháp xác định tầm nhìn và mục tiêu: 

Tùy vào quy mô và đặc điểm của từng doanh nghiệp, có thể áp dụng các phương pháp khác nhau để thiết lập tầm nhìn và mục tiêu:

• Phương pháp SMART: Đặt mục tiêu rõ ràng, đo lường được, khả thi, liên quan và có thời hạn.
• Mô hình SWOT: Phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức để xây dựng chiến lược phù hợp.
• Tư vấn chuyên gia: Hỗ trợ đánh giá hiện trạng, định hướng và xác định mục tiêu thực tế.

Lưu ý: Khi thiết lập tầm nhìn và mục tiêu cần chia sẻ tầm nhìn và mục tiêu với toàn bộ tổ chức để tạo sự thống nhất và đồng lòng trong quá trình thực hiện. Đồng thời, theo dõi và đánh giá định kỳ để đảm bảo doanh nghiệp đang đi đúng hướng và có thể điều chỉnh khi cần thiết.

Bước 4: Xây dựng chiến lược Chuyển đổi số

Sau khi đánh giá tổng thể hiện trạng doanh nghiệp, bước tiếp theo trong quy trình chuyển đổi số là xây dựng một chiến lược rõ ràng. Quá trình này bắt đầu bằng việc trả lời các câu hỏi cốt lõi:

• Ngành kinh doanh đang phát triển theo xu hướng nào?
• Doanh nghiệp muốn định vị vai trò của mình ra sao trong tương lai?
• Làm thế nào để cân bằng giữa mục tiêu dài hạn và khả năng thích ứng linh hoạt?

Chiến lược chuyển đổi số không chỉ giúp doanh nghiệp tận dụng cơ hội kinh doanh ở từng giai đoạn mà còn đảm bảo sự phát triển bền vững theo định hướng đã đề ra.

Bước 5: Lên kế hoạch thực hiện chi tiết

Để tối ưu nguồn lực, kiểm soát tiến độ và đạt được mục tiêu đã đề ra, sau khi xây dựng chiến lược, doanh nghiệp cần một kế hoạch thực hiện chi tiết như sau:

Xác định nguồn lực

• Nhân sự: Lãnh đạo, nhân viên tham gia chuyển đổi số.
• Tài chính: Chi phí công nghệ, đào tạo, vận hành.
• Thời gian: Lộ trình triển khai phù hợp với mục tiêu.

Xây dựng phương pháp triển khai

• Lựa chọn phương pháp phù hợp với đặc thù doanh nghiệp.
• Đảm bảo lãnh đạo cấp cao cam kết hỗ trợ.
  Tạo dựng văn hóa đổi mới, sẵn sàng thích ứng với thay đổi.

Triển khai & giám sát:

• Xác định KPI: Đo lường hiệu quả từng sáng kiến.
• Lập kế hoạch dự án: Xác định mục tiêu, phạm vi, tiến trình, rủi ro.
• Theo dõi & điều chỉnh: Giám sát, khắc phục sai lệch so với kế hoạch.
• Đánh giá kết quả: Tổng kết, truyền thông hiệu quả, chuẩn bị cho các giai đoạn tiếp theo.

Bước 6: Xây dựng nền tảng dữ liệu và công nghệ

Để chuyển đổi số hiệu quả, tổ chức cần xây dựng nền tảng dữ liệu và công nghệ vững chắc. Điều này bao gồm chiến lược dữ liệu, cơ sở dữ liệu, hệ thống công nghệ thông tin, kết nối và quản lý dữ liệu một cách toàn diện.

Xây dựng chiến lược dữ liệu

Chiến lược dữ liệu xác định mục tiêu, phạm vi, nguyên tắc và quy trình quản lý dữ liệu của tổ chức. Việc xây dựng chiến lược cần dựa trên:

• Mục tiêu chuyển đổi số
• Đặc điểm dữ liệu của tổ chức
• Nhu cầu người dùng
• Quy định pháp luật về dữ liệu

Xây dựng cơ sở dữ liệu

• Cơ sở dữ liệu phải đảm bảo:
• Chính xác, đầy đủ, kịp thời
• Dễ truy cập, sử dụng
• Bảo mật cao

Xây dựng hệ thống công nghệ thông tin

• Hệ thống công nghệ thông tin cần:
• Hiệu quả, an toàn, bảo mật
• Tương thích với các hệ thống khác
• Đáp ứng nhu cầu người dùng.

Doanh nghiệp cần giải pháp kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa hệ thống nội bộ, các tổ chức khác và khách hàng để tối ưu giá trị dữ liệu. Đồng thời, tối ưu việc quản lý dữ liệu gồm thu thập, lưu trữ, xử lý, bảo vệ và sử dụng hiệu quả thông qua các quy trình, chính sách phù hợp.

Bước 7: Chuẩn bị đội ngũ nhân lực phù hợp

• Đánh giá nhu cầu nhân lực: Xác định số lượng nhân sự cần thiết và các kỹ năng, kinh nghiệm quan trọng để đảm bảo đội ngũ có đủ năng lực thực hiện quá trình chuyển đổi số.
• Xác định nguồn nhân lực: Doanh nghiệp có thể tận dụng nhân sự nội bộ hoặc tuyển dụng bên ngoài. Nếu tuyển mới, cần có chiến lược thu hút nhân tài và đào tạo để đảm bảo họ đáp ứng yêu cầu công việc.
• Đào tạo và phát triển nhân lực: Tập trung vào các kỹ năng công nghệ, tư duy số và đổi mới sáng tạo. Chương trình đào tạo cần liên tục cập nhật để nhân sự luôn sẵn sàng thích nghi với môi trường số hóa.
• Xây dựng môi trường làm việc phù hợp: Tạo văn hóa doanh nghiệp cởi mở, khuyến khích sáng tạo và thử nghiệm cái mới, đồng thời cung cấp các công cụ và nguồn lực cần thiết để hỗ trợ quá trình chuyển đổi số.
• Tầm nhìn dài hạn trong phát triển nhân lực: Doanh nghiệp cần có chiến lược nhân sự dài hạn để chủ động trong đào tạo và phát triển, giúp nhân viên nâng cao năng lực và thích ứng nhanh với sự thay đổi trong thời đại số.

Bước 8: Triển khai số hóa thông tin, số hóa quy trình tiến tới chuyển đổi số tổng thể

Sau khi đã xác định mục tiêu, chiến lược và chuẩn bị các nguồn lực cần thiết, doanh nghiệp tiến hành bước quan trọng trong quá trình chuyển đổi số: số hóa thông tin và quy trình.​

Số hóa thông tin (Digitization)

Đây là quá trình chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý (giấy tờ, tài liệu) sang định dạng kỹ thuật số. Việc này giúp lưu trữ, truy xuất và quản lý thông tin hiệu quả hơn, giảm thiểu không gian lưu trữ vật lý và tăng cường khả năng bảo mật. Các bước chính bao gồm:

• Thu thập và phân loại tài liệu cần số hóa.​
• Lựa chọn công nghệ và công cụ phù hợp như quét tài liệu, sử dụng phần mềm nhận dạng ký tự quang học (OCR).
• Thực hiện chuyển đổi và kiểm tra chất lượng dữ liệu số hóa.​

Số hóa quy trình (Digitalization)

Sau khi thông tin đã được số hóa, doanh nghiệp tiến hành áp dụng công nghệ để tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh. Điều này giúp cải thiện hiệu suất, giảm thiểu sai sót và tăng cường khả năng phản ứng nhanh với thay đổi thị trường. Các hoạt động chính bao gồm:​

• Đánh giá và tái cấu trúc các quy trình hiện có để loại bỏ các bước không cần thiết.​
• Áp dụng các công cụ công nghệ như phần mềm quản lý quy trình kinh doanh (BPM), hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) để tự động hóa các tác vụ.​
• Đào tạo nhân viên sử dụng các công cụ mới và thích nghi với quy trình làm việc số hóa.

Chuyển đổi số tổng thể (Digital Transformation)

Khi thông tin và quy trình đã được số hóa, doanh nghiệp có nền tảng để thực hiện chuyển đổi số toàn diện. Điều này không chỉ dừng lại ở việc áp dụng công nghệ mà còn bao gồm việc thay đổi mô hình kinh doanh, văn hóa doanh nghiệp và tạo ra giá trị mới cho khách hàng. Các yếu tố quan trọng bao gồm:

• Xây dựng chiến lược kinh doanh dựa trên dữ liệu và công nghệ số.​
• Tạo ra các sản phẩm, dịch vụ số mới đáp ứng nhu cầu thị trường.​
• Phát triển văn hóa doanh nghiệp linh hoạt, khuyến khích đổi mới và học hỏi liên tục.

​Chuyển đổi số là xu hướng tất yếu giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả và cạnh tranh. Việc thực hiện đúng quy trình chuyển đổi số mà Techlex phân tích qua bài viết này sẽ tối ưu hóa hoạt động và gia tăng giá trị. Nhớ rằng, doanh nghiệp của bạn cần chiến lược rõ ràng và cam kết mạnh mẽ để chuyển đổi số thành công!

Xem thêm:

•  12 lý do chuyển đổi số thường thất bại & Cách khắc phục 
• Giải thưởng Chuyển đổi số: Vinh danh doanh nghiệp số