Để tìm kiếm một phần mềm quản lý quán cafe phù hợp với quy mô kinh doanh không phải là một điều dễ. Nắm bắt được điều đó, Techlex đã tổng hợp 10+ phần mềm tốt nhất trong bài viết dưới đây, cùng các tính năng nổi bật để bạn dễ dàng tham khảo và lựa chọn.
Tiêu chí chọn phần mềm quản lý quán cafe phù hợp
Khi lựa chọn một phần mềm quản lý cho quán cà phê, điều quan trọng không chỉ là tính năng hiện đại mà còn là sự phù hợp với mô hình kinh doanh thực tế. Một số tiêu chí dưới đây sẽ giúp bạn đánh giá chính xác phần mềm nào đáng để đầu tư:
- Giao diện dễ sử dụng: Phần mềm cần có giao diện trực quan, đơn giản, dễ thao tác ngay cả với những nhân viên không rành công nghệ. Việc này giúp tiết kiệm thời gian đào tạo và tránh sai sót trong giờ cao điểm.
- Tính năng đáp ứng với quy mô quán: Một quán nhỏ có thể chỉ cần những chức năng cơ bản như order, thanh toán, trong khi chuỗi lớn lại cần phân quyền, báo cáo chi tiết và đồng bộ nhiều chi nhánh.
- Tương thích với nhiều thiết bị: Phần mềm quản lý quán cafe cần hoạt động mượt mà trên POS, máy in hóa đơn, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh – nhằm đảm bảo tính linh hoạt khi vận hành.
- Hỗ trợ kỹ thuật và mức chi phí: Dù là phần mềm quản lý cafe miễn phí hay có phí, bạn vẫn cần nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng. Ngoài ra, chi phí cũng phải phù hợp với khả năng tài chính của quán.
Xem thêm: Gợi ý 10+ phần mềm quản lý quán nhậu hay nhất hiện nay
Top 10+ phần mềm quản lý quán cafe được tin dùng nhất hiện nay
Dưới đây là danh sách 10+ phần mềm quản lý cafe đang được nhiều người dùng tin tưởng sử dụng, đi kèm là các tính năng nổi bật để bạn dễ dàng lựa chọn:
Phần mềm quản lý PosApp
PosApp là phần mềm quản lý quán cafe được thiết kế phù hợp cho mọi mô hình, từ xe đẩy nhỏ, quán cafe take-away đến chuỗi thương hiệu lớn.
Tính năng nổi bật:
- Gọi món trực tiếp từ máy POS hoặc điện thoại, hiển thị rõ ràng theo từng bàn.
- Quản lý nguyên vật liệu theo định mức, tự động trừ kho theo từng món.
- Phân quyền nhân viên chi tiết: thu ngân, pha chế, phục vụ, quản lý.
- Theo dõi doanh thu từng ca làm việc, tổng kết tiền cuối ngày.
- Báo cáo tài chính chi tiết liên quan lợi nhuận, chi phí, doanh thu, món bán chạy.
- Kết nối đa thiết bị: máy POS, điện thoại, tablet, máy in hóa đơn.
- Hỗ trợ từ xa, cập nhật phần mềm thường xuyên, không mất dữ liệu.
Phần mềm quản lý bán cafe Mona Media
Mona Media là đơn vị chuyên cung cấp phần mềm quản lý quán cafe có tính tùy chỉnh linh hoạt, được nhiều chuỗi cafe, nhà hàng chọn dùng nhờ giao diện thân thiện, tốc độ xử lý nhanh và khả năng mở rộng cao.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý đồng bộ dữ liệu giữa nhiều chi nhánh theo thời gian thực.
- Theo dõi số lượng xuất/nhập, cảnh báo hàng sắp hết.
- Thiết lập thực đơn theo khung giờ, combo, topping.
- Báo cáo thống kê về doanh thu theo ngày/tuần/tháng, khách hàng quay lại, mặt hàng bán chạy.
- Quản lý thông tin khách hàng như lịch sử mua hàng, thông tin khách hàng.
- Dễ dàng tích hợp với thiết bị phần cứng như POS, máy in, két đựng hàng.
Phần mềm CukCuk
CukCuk là phần mềm quản lý quán cafe do MISA phát triển. Với định hướng dành cho các quán quy mô vừa và chuỗi lớn, CukCuk cung cấp hệ thống tính năng chuyên nghiệp, phù hợp với các quy trình vận hành chuyên nghiệp.
Tính năng nổi bật:
- Sắp xếp thực đơn khoa học theo loại đồ uống, giờ bán.
- Quản lý đơn hàng từ khâu order – pha chế – giao món – thu ngân.
- Tính tiền chính xác, hạn chế thất thoát, hỗ trợ chia hóa đơn, khuyến mãi.
- Theo dõi doanh thu theo chi nhánh, ca làm, thời gian cụ thể.
- Quản lý từ xa qua ứng dụng điện thoại dễ dàng xem báo cáo và giám sát đơn hàng+
mọi lúc, mọi nơi.
Xem thêm: Điểm danh 10+ phần mềm quản lý quán karaoke hiệu quả nhất
Phần mềm quản lý Polaris FnB
Polaris FnB là phần mềm quản lý quán cafe thuộc hệ sinh thái của Polaris, đây là đơn vị chuyên cung cấp giải pháp phần mềm cho ngành F&B tại Việt Nam.
Tính năng nổi bật:
- Nhận order nhanh theo bàn, theo khu vực, chia món rõ ràng.
- Kiểm soát hóa đơn, đồng bộ dữ liệu khi thanh toán.
- Quản lý tồn kho nguyên vật liệu theo định mức.
- Giao diện quản trị dễ hiểu, phù hợp cả cho chủ quán không quá rành về công nghệ
- Thống kê tình hình kinh doanh theo ngày/tuần/tháng.
- Tích hợp quản lý khuyến mãi, combo, chương trình khách hàng thân thiết.
- Kết nối dễ dàng với phần cứng như máy POS, máy in, máy tính bảng.
Phần mềm iPOS
iPOS là một trong những phần mềm POS quán cafe nổi tiếng tại Việt Nam, được thiết kế tối ưu cho quán vừa và nhỏ cần một hệ thống quản lý đơn giản, dễ sử dụng.
Tính năng nổi bật:
- Gọi món và thanh toán trên cùng một giao diện, thao tác nhanh.
- Quản lý nguyên vật liệu theo đơn vị nhỏ (gam, ml).
- Theo dõi tồn kho từng mặt hàng, tự động cảnh báo khi sắp hết.
- Báo cáo doanh thu – lãi lỗ chi tiết theo ca, ngày, tuần.
- Ghi lại đầy đủ lịch sử thao tác của từng nhân viên.
Phần mềm quản lý quán cafe DanTriSoft
DanTriSoft nổi bật với việc cung cấp phần mềm quản lý cafe miễn phí trọn đời, phù hợp cho những quán quy mô nhỏ, startup hoặc những ai muốn tự vận hành quán mà không cần chi phí đầu tư ban đầu.
Tính năng nổi bật:
- Tạo menu đa dạng, điều chỉnh giá bán dễ dàng theo thời điểm.
- Tổng kết ca làm việc, thống kê tiền mặt và tiền chuyển khoản.
- Kiểm soát chi phí hoạt động và báo cáo lãi – lỗ định kỳ.
- Quản lý công nợ khách hàng, theo dõi tình trạng thanh toán.
- Phiên bản dành riêng cho điện thoại, máy tính bảng.
- Giao diện tiếng Việt dễ hiểu, không cần đào tạo phức tạp.
- Có bản trả phí nếu muốn mở rộng tính năng hoặc hỗ trợ nâng cao.
Phần mềm POS365
POS365 là phần mềm quản lý quán cafe được nhiều chủ quán đánh giá cao nhờ giao diện trực quan, thao tác đơn giản và tốc độ xử lý nhanh.
Tính năng nổi bật:
- Tự động lưu trữ đơn hàng, dễ dàng tìm lại hóa đơn cũ.
- Sắp xếp thực đơn theo thời gian gọi món, phân loại theo nhóm.
- Tích hợp đa phương thức thanh toán như trà tiền mặt, chuyển khoản, mã QR.
- Đồng bộ dữ liệu liên tục giữa các thiết bị và phần mềm kế toán.
- Quản lý tồn kho, định mức nguyên liệu, báo cáo khi sắp hết hàng.
- Cho phép hoạt động ngoại tuyến, tránh gián đoạn bán hàng.
- Hỗ trợ quản lý từ xa: xem báo cáo, doanh thu theo ca làm.
Phần mềm quản lý DRS Manager
DRS Manager là phần mềm chuyên dụng cho các chủ quán muốn giám sát và quản lý hoạt động từ xa.
Tính năng nổi bật:
- Đồng bộ dữ liệu giữa chi nhánh và trung tâm quản lý.
- Theo dõi trạng thái phục vụ: món đang pha, đã giao, chờ thanh toán.
- Báo cáo thu – chi, doanh thu theo ngày, ca, nhân viên
- Tạo khuyến mãi, giảm giá theo giờ, sản phẩm hoặc nhóm khách hàng.
- Theo dõi lịch sử thao tác, hạn chế gian lận nội bộ.
- Tích hợp với máy in, máy quẹt thẻ và các thiết bị POS thông dụng.
Phần mềm quản lý quán cafe KiotViet
KiotViet là phần mềm quản lý bán hàng phổ biến, nổi bật với giao diện thân thiện, thao tác nhanh chóng. Đối với ngành F&B, KiotViet cung cấp một hệ thống tối giản nhưng vẫn đầy đủ cho các quán cafe nhỏ và vừa.
Tính năng nổi bật:
- Sắp xếp thực đơn theo nhóm món, giá bán, giờ hoạt động.
- Theo dõi tồn kho tự động khi bán hàng, xuất – nhập kho chi tiết.
- Quản lý khách hàng thân thiết, tích điểm, tạo mã giảm giá.
- Phân chia vai trò nhân viên và kiểm soát thao tác theo ca làm.
- Tích hợp nhận đơn giao hàng từ nền tảng online.
- Hỗ trợ thiết bị phần cứng như máy in hóa đơn, máy quét mã vạch.
- Hoạt động ổn định, bảo mật cao, có đội ngũ hỗ trợ tận tình.
Phần mềm quản lý Sapo
Sapo là phần mềm quản lý bán hàng đa ngành, trong đó có cung cấp giải pháp chuyên biệt cho lĩnh vực cafe và F&B. Phần mềm này nổi bật ở khả năng tổng hợp dữ liệu và hỗ trợ quản trị doanh nghiệp quy mô nhỏ đến trung bình.
Tính năng nổi bật:
- Tự động cập nhật tồn kho, cảnh báo hàng tồn hoặc hết hàng.
- Theo dõi doanh thu theo từng thời điểm, từng nhân viên.
- Báo cáo chi tiết về hiệu suất kinh doanh, sản phẩm bán chạy.
- Tích hợp với nền tảng giao hàng như ShopeeFood, GrabFood.
- Cho phép bán hàng online song song với quản lý tại quán.
- Dễ dàng mở rộng tính năng khi quy mô kinh doanh tăng trưởng.
Phần mềm quản lý quán cafe FPTShop
Tuy FPTShop chủ yếu nổi tiếng với hệ thống bán lẻ thiết bị, nhưng hãng cũng có cung cấp giải pháp phần mềm quản lý quán cafe tích hợp bán hàng, hướng đến những mô hình kinh doanh đơn giản và cần đồng bộ với thiết bị sẵn có.
Tính năng nổi bật:
- Tự động hóa quy trình bán hàng, hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán.
- Tích hợp máy POS, thiết bị in hóa đơn, mã vạch từ hệ thống FPT.
- Theo dõi báo cáo doanh thu và tồn kho theo thời gian thực.
- Giao diện dễ sử dụng, tương thích tốt với thiết bị di động.
Phần mềm Dcorp
Dcorp là giải pháp quản trị toàn diện cho các chuỗi cafe, nhà hàng hoặc quán ăn có quy trình phức tạp. Với tính năng sâu rộng, phần mềm quản lý quán cafe này hướng đến khả năng vận hành đồng bộ nhiều chi nhánh và chuẩn hóa quy trình nội bộ.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý đơn hàng, nguyên liệu, hóa đơn và kho hàng chính xác.
- Theo dõi doanh thu, lợi nhuận, chi phí từng khu vực, từng cửa hàng.
- Kiểm soát dữ liệu từ xa, theo dõi nhiều chi nhánh trên cùng hệ thống.
- Đồng bộ với phần mềm kế toán, CRM và hệ thống giao hàng.
- Hỗ trợ xây dựng quy trình phục vụ chuyên nghiệp.
Phần mềm quản lý Hotroquanly
Hotroquanly là nền tảng cung cấp nhiều giải pháp phần mềm quản lý quán cafe đa dạng, từ bản cơ bản đến chuyên sâu.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý đơn hàng, tồn kho và nhân viên theo thời gian thực.
- Hỗ trợ order, tính tiền, in hóa đơn, chia tách hóa đơn dễ dàng.
- Báo cáo chi tiết doanh thu theo ngày/tuần/tháng.
- Quản lý khách hàng và tạo chương trình khuyến mãi.
- Tích hợp phần cứng như máy in hóa đơn, POS, két tiền.
Bài viết trên đây đã tổng hợp danh sách 10+ phần mềm quản lý quán cafe tốt nhất hiện nay. Mong rằng với những thông tin này bạn sẽ tìm được một công cụ ưng ý nhất trong quá trình vận hành quán cafe. Techlex hẹn gặp bạn ở những bài viết tiếp theo về phần mềm nhé.