Điểm danh 15 phần mềm quản lý công việc tốt nhất

Càng nhiều việc, càng dễ rối nếu không sắp xếp hợp lý. Lúc này, một phần mềm quản lý công việc sẽ giúp bạn ghi nhớ, phân chia và theo dõi công việc rõ ràng hơn. Trong bài viết này, Techlex sẽ gợi ý cho bạn những phần mềm hiệu quả và dễ dùng nhất hiện nay.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý công việc

Để chọn được phần mềm quản lý công việc phù hợp, bạn cần cân nhắc các yếu tố sau:

• Tính năng công tác: Hỗ trợ phân chia đầu việc, giao nhiệm vụ, gắn nhãn, bình luận trực tiếp.
• Tính năng lập kế hoạch và theo dõi trạng thái: Hiển thị trực quan bằng Kanban, Timeline, Gantt chart, giúp theo dõi tiến độ theo thời gian thực.
• Tính năng báo cáo: Có khả năng thống kê hiệu suất cá nhân/nhóm, báo cáo tiến độ dự án.
• Tính năng phân quyền sử dụng: Hệ thống phân quyền rõ ràng theo vai trò, giúp đảm bảo bảo mật và tránh nhầm lẫn khi thao tác.
• Chi phí: Có gói miễn phí hoặc chi phí hợp lý, phù hợp với quy mô và nhu cầu sử dụng (cá nhân, nhóm nhỏ, doanh nghiệp).

Xem thêm: List 15 phần mềm bán hàng tạp hóa tốt nhất hiện nay

Top 15 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay

Dưới đây là top 15 phần mềm quản lý công việc được tin dùng nhất:

Base Wework

Base Wework là sản phẩm nằm trong hệ sinh thái Base.vn – một nền tảng quản trị doanh nghiệp được phát triển tại Việt Nam. Phần mềm này được thiết kế nhằm giúp các đội nhóm trong công ty dễ dàng phân chia công việc, theo dõi tiến độ và quản lý quy trình rõ ràng, minh bạch.

Ưu điểm:

• Giao diện tiếng Việt trực quan, thân thiện với người dùng mới.
• Dễ dàng tạo dự án, phân chia công việc theo nhiệm vụ, nhóm, deadline.
• Tích hợp với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Base như Base Goal, Base Office.
• Hỗ trợ thông báo, nhắc việc, cập nhật trạng thái theo thời gian thực.
• Có app mobile, hỗ trợ làm việc mọi lúc, mọi nơi.

Nhược điểm:

• Gói miễn phí hạn chế, muốn sử dụng đầy đủ tính năng cần trả phí theo user/tháng.
  Đôi lúc tải chậm nếu nhiều người dùng cùng lúc, đặc biệt ở phiên bản mobile.
• Cần hướng dẫn ban đầu nếu người dùng chưa quen với phần mềm quản lý công việc.

Microsoft Teams

Microsoft Teams không chỉ là công cụ họp trực tuyến, mà còn tích hợp nhiều tính năng hỗ trợ quản lý công việc nhờ sự kết nối với Microsoft Planner, To Do và Outlook. Đây là Phần mềm quản lý công việc “tất cả trong một” dành cho các doanh nghiệp đang sử dụng hệ sinh thái Microsoft.

Ưu điểm:

• Kết nối trực tiếp với các công cụ khác trong bộ Microsoft 365 như Word, Excel, Planner.
• Dễ dàng tạo task, giao việc, theo dõi tiến độ công việc qua Planner tích hợp.
  Giao tiếp liền mạch thông qua chat, gọi video, chia sẻ file, làm việc cùng lúc.
• Hỗ trợ tạo nhóm, phân quyền rõ ràng cho từng dự án.

Nhược điểm:

• Khá phức tạp với người mới, đặc biệt nếu không quen môi trường Microsoft.
• Cần đăng ký tài khoản và mua gói Microsoft 365 để khai thác tối đa tính năng.
• Không linh hoạt bằng các công cụ chuyên về quản lý dự án như Trello hay monday.com.

monday.com

monday.com là phần mềm quản lý công việcđược thiết kế với giao diện đẹp mắt, cấu trúc linh hoạt và có khả năng tùy biến cao. Đây là lựa chọn hàng đầu cho các nhóm làm việc sáng tạo, marketing, dự án công nghệ hoặc doanh nghiệp startup cần theo dõi tiến độ theo nhiều chiều dữ liệu.

Ưu điểm:

• Giao diện “màu mè” nhưng cực kỳ logic, giúp bạn dễ hình dung công việc.
• Cho phép theo dõi tiến độ công việc bằng nhiều chế độ như bảng, timeline, lịch, Kanban.
• Tích hợp với hàng loạt ứng dụng như Slack, Google Drive, Dropbox, Zoom…
  Hệ thống tự động hóa (Automation) mạnh mẽ: tự động gán người phụ trách, gửi thông báo khi task trễ hạn.
• Dễ dùng, phù hợp từ cá nhân đến doanh nghiệp vừa và lớn.

Nhược điểm:

• Phí khá cao, đặc biệt nếu dùng cho đội nhóm từ 5 người trở lên.
• Bản miễn phí chỉ giới hạn người dùng và không có nhiều tính năng nâng cao.
  Mất thời gian để làm quen nếu muốn tùy chỉnh sâu.

Trello

Trello là phần mềm quản lý công việc theo mô hình Kanban – tức là bạn sắp xếp công việc bằng cách kéo thả các thẻ công việc trên bảng. Phần mềm này đặc biệt được ưa chuộng bởi sự đơn giản và trực quan.

Ưu điểm:

• Tạo bảng làm việc dễ dàng với các cột: Việc cần làm – Đang làm – Đã hoàn thành.
  Dễ dàng gắn nhãn, hạn chót, phân công người phụ trách và theo dõi từng nhiệm vụ.
• Hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả nhờ chia sẻ bảng và bình luận trực tiếp.
• Có nhiều plugin (Power-Ups) mở rộng như lịch, biểu đồ Gantt, báo cáo…

Nhược điểm:

• Thiếu báo cáo chi tiết nếu không dùng bản trả phí.
• Không phù hợp để quản lý dự án lớn, phức tạp cần theo dõi chặt chẽ.
• Power-Ups giới hạn ở bản miễn phí, muốn mở rộng phải nâng cấp gói.

Todoist

Todoist là ứng dụng quản lý công việc phổ biến nhất với người dùng cá nhân hoặc freelancer nhờ thiết kế tối giản nhưng cực kỳ hiệu quả. Nó giúp bạn lên danh sách việc cần làm, phân loại theo dự án và theo dõi tiến độ từng việc.

Ưu điểm:

• Giao diện trực quan, dễ dùng trên cả web, mobile và desktop.
• Có thể phân cấp công việc theo dự án, nhiệm vụ và tiểu nhiệm vụ.
• Cho phép gán mức độ ưu tiên (Priority), gắn tag, hẹn ngày giờ nhắc việc.
• Tích hợp với Gmail, Google Calendar, Zapier để đồng bộ công việc.
• Có báo cáo năng suất hàng tuần (Productivity report).

Nhược điểm:

• Không mạnh về làm việc nhóm hoặc theo dõi nhiều người cùng lúc.
  Gói miễn phí bị giới hạn số lượng project và tính năng nâng cao.
• Không có biểu đồ trực quan hay chế độ xem Kanban.

MyXTeam

MyXTeam là một phần mềm quản lý công việc được phát triển tại Việt Nam, phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nó kết hợp giữa quản lý công việc và giao tiếp nội bộ, giúp đội nhóm vận hành trơn tru mà không cần chuyển đổi quá nhiều công cụ.

Ưu điểm:

• Giao diện tiếng Việt thân thiện, dễ làm quen.
• Hỗ trợ tạo nhóm làm việc, phân chia công việc, đặt deadline và theo dõi tiến độ.
  Tính năng chat nhóm tích hợp giúp trao đổi công việc nhanh chóng.
• Có báo cáo công việc, phân quyền người dùng rõ ràng.
• App mobile hỗ trợ đầy đủ tính năng, tiện lợi khi di chuyển.

Nhược điểm:

• Tốc độ phản hồi còn chậm khi dữ liệu lớn.
  Không có nhiều tích hợp với các công cụ quốc tế như Google Drive hay Slack.
  Giao diện chưa thực sự hiện đại, đôi khi hơi rối với người mới.

Google Tasks

Google Tasks là một ứng dụng đơn giản giúp bạn tạo danh sách công việc và đồng bộ với Gmail, Google Calendar. Đây là lựa chọn phù hợp với cá nhân hoặc nhóm nhỏ đang dùng hệ sinh thái Google.

Ưu điểm:

• Giao diện tối giản, dễ sử dụng.
  Tích hợp trực tiếp trong Gmail và Google Calendar.
• Miễn phí hoàn toàn, không cần cài đặt riêng biệt.
  Tạo danh sách công việc nhanh chóng, kéo-thả dễ dàng.

Nhược điểm:

• Không phù hợp để quản lý công việc nhóm hoặc dự án lớn.
• Không có phân quyền hay báo cáo tiến độ.
• Thiếu chế độ xem dạng Kanban hoặc biểu đồ.

TickTick

TickTick là một phần mềm quản lý công việc đa năng, kết hợp giữa quản lý task, ghi chú, lịch làm việc và thậm chí là tính năng Pomodoro giúp tăng tập trung.

Ưu điểm:

• Hỗ trợ lập kế hoạch ngày/tuần/tháng với lịch tích hợp.
• Có chế độ Pomodoro Timer giúp cải thiện khả năng tập trung.
• Tạo nhiệm vụ lồng nhau (subtasks), gắn tag và ưu tiên.
• Đồng bộ đa nền tảng: iOS, Android, Windows, macOS, web.
• Tích hợp ghi chú bằng giọng nói, tạo task qua email.

Nhược điểm:

• Một số tính năng nâng cao chỉ có ở bản Premium.
• Giao diện chưa hỗ trợ tiếng Việt.
  Hơi nhiều tính năng, dễ khiến người mới cảm thấy choáng.

Microsoft To Do

Microsoft To Do là một công cụ đơn giản giúp bạn tổ chức công việc hàng ngày. Phần mềm này phù hợp cho cá nhân hoặc những người đã quen thuộc với hệ sinh thái Microsoft.

Ưu điểm:

• Giao diện gọn gàng, dễ theo dõi.
• Tích hợp tốt với Outlook, Planner và các dịch vụ Microsoft 365.
• Cho phép chia sẻ danh sách công việc với người khác.
• Tạo nhắc việc định kỳ, gắn deadline, ghi chú nhanh.

Nhược điểm:

• Không hỗ trợ theo dõi tiến độ hoặc báo cáo nâng cao.
• Thiếu các tính năng cho quản lý công việc nhóm lớn.
• Không có chế độ xem dạng bảng hay timeline.

Apple Reminder

Apple Reminder là ứng dụng nhắc việc mặc định trên iPhone, iPad và macOS. Với người dùng Apple, đây là lựa chọn đơn giản nhưng hiệu quả để ghi nhớ công việc hằng ngày.

Ưu điểm:

• Tích hợp sâu trong hệ sinh thái Apple, hoạt động mượt mà.
• Hỗ trợ nhắc việc theo thời gian, vị trí, liên hệ.
  Dễ sử dụng, đồng bộ trên mọi thiết bị Apple.
  Miễn phí và không cần cài đặt thêm.

Nhược điểm:

• Không có tính năng quản lý công việc nhóm.
• Giao diện đơn giản, thiếu biểu đồ, báo cáo hoặc phân quyền.
• Không khả dụng trên thiết bị Android hoặc Windows.

Any.do

Any.do là phần mềm quản lý công việc tích hợp lịch, nhắc nhở, ghi chú và to-do list vào cùng một ứng dụng, rất phù hợp cho cá nhân hoặc nhóm nhỏ có nhịp làm việc linh hoạt.

Ưu điểm:

• Giao diện đẹp, hiện đại và dễ thao tác.
• Tích hợp lịch làm việc giúp bạn xem toàn cảnh kế hoạch.
• Đồng bộ đa nền tảng: Android, iOS, web, Chrome extension.
• Hỗ trợ nhắc việc thông minh qua giọng nói.

Nhược điểm:

• Một số tính năng như chia sẻ danh sách, nhắc nhở nâng cao yêu cầu trả phí.
• Không có báo cáo hiệu suất hoặc phân quyền chi tiết.
• Giao diện chưa hỗ trợ tiếng Việt.

Weekdone

Weekdone là phần mềm chuyên dùng để quản lý OKRs (Objectives & Key Results) – mô hình quản trị mục tiêu hiện đại được nhiều công ty startup và tech sử dụng.

Ưu điểm:

• Tập trung vào OKRs và kết quả theo tuần, giúp đội ngũ luôn theo sát mục tiêu.
• Có tính năng check-in hàng tuần giúp theo dõi trạng thái và tinh thần làm việc.
• Giao diện đơn giản, rõ ràng, không bị rối mắt.
• Có thể dùng kết hợp với các phần mềm quản lý công việc khác như Trello hoặc Slack.
  Nhược điểm:

• Không phù hợp để quản lý các task nhỏ lẻ hoặc công việc hằng ngày.
• Phải đầu tư thời gian để hiểu rõ mô hình OKRs.
• Chưa có hỗ trợ tiếng Việt.

Base Goal

Base Goal là phần mềm trong hệ sinh thái Base.vn, chuyên biệt cho quản lý mục tiêu, phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam muốn xây dựng hệ thống quản trị bài bản.

Ưu điểm:

• Tập trung vào quản lý OKRs, KPI và các mục tiêu chiến lược.
• Dễ dàng phân rã mục tiêu theo phòng ban, cá nhân.
• Có báo cáo tiến độ theo từng chu kỳ (quý/tháng).
• Giao diện thuần Việt, hỗ trợ đào tạo triển khai.

Nhược điểm:

• Không hỗ trợ quản lý công việc hằng ngày chi tiết như task list.
• Phù hợp với doanh nghiệp hơn là cá nhân.
• Cần thời gian và nhân lực để triển khai hiệu quả.

Perdoo

Perdoo là một nền tảng quản lý hiệu suất và mục tiêu hàng đầu, được nhiều công ty sử dụng để theo dõi OKRs và đảm bảo sự đồng nhất trong chiến lược toàn công ty.

Ưu điểm:

• Hỗ trợ toàn bộ chu trình OKRs: lập kế hoạch – thực hiện – đánh giá.
• Tích hợp tốt với Slack, Microsoft Teams, và các phần mềm quản lý công việc khác.
  Có dashboard trực quan để theo dõi tiến độ mục tiêu.
• Hỗ trợ doanh nghiệp đưa OKRs vào văn hóa làm việc.

Nhược điểm:

• Không tập trung vào việc quản lý task nhỏ hoặc deadline cá nhân.
  Chi phí cao, không phù hợp với nhóm nhỏ.
• Giao diện bằng tiếng Anh, cần thời gian làm quen.

Lattice

Lattice là công cụ chuyên sâu dành cho quản trị hiệu suất và phát triển nhân sự. Ngoài việc theo dõi công việc, phần mềm này còn hỗ trợ đánh giá 360 độ, quản lý OKRs và các buổi 1-1.

Ưu điểm:

• Tích hợp toàn diện các công cụ quản lý hiệu suất nhân sự.
• Quản lý OKRs theo chu kỳ, gắn với lộ trình phát triển cá nhân.
• Hỗ trợ khảo sát mức độ hài lòng, phản hồi nội bộ.
• Phù hợp với doanh nghiệp đang tăng trưởng mạnh.

Nhược điểm:

• Không phải là phần mềm quản lý công việc theo nghĩa truyền thống (task, deadline, phân công).
• Yêu cầu doanh nghiệp có quy trình rõ ràng, không phù hợp với team nhỏ.
• Giá cao và chỉ phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa trở lên.

Xem thêm: Top 13 phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất cho doanh nghiệp

Làm việc hiệu quả không chỉ nhờ cố gắng, mà còn nhờ công cụ phù hợp. Hy vọng qua bài viết, bạn sẽ chọn được một phần mềm quản lý công việc giúp tiết kiệm thời gian và làm việc ngăn nắp hơn. Truy cập ngay Techlex để được cập nhật thêm nhiều thông tin hấp dẫn khác nhé!